Al solicitar un EIN en EE.UU., es fundamental proporcionar información precisa sobre el Responsable. Esta guía explica la definición del IRS, requisitos legales, errores comunes y mejores prácticas para aprobar tu solicitud sin demoras.
Responsable (Responsible Party): lo que debes saber para tu solicitud de EIN
Al solicitar un Employer Identification Number (EIN) en Estados Unidos, una de las informaciones más importantes que debes proporcionar es la del Responsible Party (Responsable). Información incompleta o incorrecta puede causar retrasos, solicitudes de aclaración por parte del IRS o incluso el rechazo de tu solicitud. Esta guía te explica la definición, los requisitos y las mejores prácticas para completar correctamente esta sección clave.
1. ¿Qué es el Responsible Party?
Según el IRS, el Responsible Party es la persona física que controla, administra o dirige la entidad solicitante y tiene acceso a sus fondos y activos.
- Para empresas, suele ser el propietario, socio general o funcionario principal.
- Para fideicomisos, suele ser el fiduciario.
- El Responsible Party debe ser una persona física (no una empresa), salvo excepciones aprobadas por el IRS.
2. Requisitos del IRS para el Responsible Party
- Nombre legal: debe coincidir con documentos oficiales (pasaporte, registro SSN o ITIN).
- Número de identificación fiscal (TIN): SSN, ITIN, o para no residentes, a veces “Foreign” es aceptable si la solicitud se envía por correo o fax.
- Dirección en EE.UU.: recomendada para facilitar la correspondencia con el IRS, aunque se permiten direcciones extranjeras para no residentes.
- Debe ser una persona física: una empresa no puede figurar como Responsible Party, salvo entidades gubernamentales.
3. Errores comunes a evitar
- Usar el nombre de una empresa en lugar del de una persona.
- Proporcionar nombre y TIN que no coincidan con los registros del IRS o SSA.
- No actualizar el Responsible Party después de un cambio de propietario (debe notificarse con el formulario 8822-B dentro de los 60 días).
- Dejar el campo vacío o poco claro, siendo obligatorio completarlo.
4. Cómo actualizar el Responsible Party
Si cambia el Responsible Party (nuevo propietario, CEO o fiduciario), debes notificar al IRS:
- Formulario a usar: Formulario 8822-B
- Plazo: dentro de los 60 días siguientes al cambio
- Método: envío postal a la dirección indicada en las instrucciones del formulario
5. Buenas prácticas para una solicitud de EIN sin problemas
- Verifica cuidadosamente la ortografía y el TIN antes de enviar.
- Usa una dirección permanente donde se reciba el correo con seguridad.
- Conserva una copia del formulario SS-4 completado.
- Si eres no residente, prepara tus documentos de identificación en caso de que el IRS solicite verificación.
Conclusión
La sección Responsible Party no es una mera formalidad, es un requisito legal que asegura que el IRS sabe quién es responsable de la entidad. Al proporcionar información precisa y actualizada, evitas retrasos innecesarios y mantienes la conformidad fiscal de tu empresa.