Descripción: ¿Tu LLC en EE. UU. tiene empleados? Entonces debes retener impuestos federales, incluyendo el impuesto sobre la renta, Seguro Social y Medicare. Esta guía explica paso a paso tus responsabilidades como empleador extranjero, con base en las publicaciones oficiales del IRS. ⚠️ SpeedEIN no proporciona direcciones en EE. UU. ni reenvía la carta CP 575. Debes tener una dirección válida para recibirla directamente del IRS.
✅ 1. ¿Una LLC debe retener impuestos si contrata empleados?
Sí. Según la Publicación 15 del IRS, toda entidad que contrata empleados debe:
- Retener el impuesto federal sobre la renta
- Retener y aportar al Seguro Social
- Retener y aportar a Medicare
- Pagar el impuesto federal de desempleo (FUTA)
📌 Incluso si eres extranjero y tu LLC aún no genera ganancias, estás legalmente obligado a cumplir con estas obligaciones.
🧾 2. Formularios que una LLC con empleados debe presentar
| Formulario | Uso principal | Frecuencia | Entregado a |
|---|---|---|---|
| W-4 | Indica las retenciones deseadas del empleado | Al contratar | Empleador |
| W-2 | Reporta salario e impuestos retenidos al empleado | Anualmente | IRS + Empleado |
| Formulario 941 | Reporta retenciones trimestrales | Trimestral | IRS |
| Formulario 940 | Reporta impuesto de desempleo FUTA | Anualmente | IRS |
| Formulario SS-4 | Solicita el EIN para la LLC | Una sola vez | IRS |
👷 3. ¿Puede una LLC de un extranjero contratar empleados en EE. UU.?
Sí, pero debe cumplir ciertos requisitos:
| Requisito | Obligatorio | Comentario |
|---|---|---|
| Tener un EIN válido | ✅ Sí | Requisito fundamental |
| Registro en el estado correspondiente | ✅ Sí | Cada estado tiene sus propias reglas |
| Verificar el formulario I-9 | ✅ Sí | Comprobación de autorización de trabajo |
| Seguir leyes laborales federales y estatales | ✅ Sí | Incluye salario mínimo, horas extra, etc. |
⚠️ 4. Multas por no cumplir con el IRS
| Incumplimiento | Posibles sanciones |
|---|---|
| No presentar el Formulario 941 | Hasta el 25% del impuesto como multa |
| No retener Seguro Social/Medicare | Penalidades + Intereses |
| No entregar el W-2 | Multas de hasta $310 por empleado |
| No tener EIN | No se puede operar legalmente |
🛠️ 5. Recomendaciones de SpeedEIN
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| Vas a contratar a tu primer empleado | Solicita un EIN inmediatamente |
| Dudas sobre el tipo de trabajador | Consulta guías oficiales del IRS |
| Ya pagaste sueldos sin declarar | Presenta formularios atrasados de inmediato |
| Usas servicios de nómina externos | Verifica responsabilidades fiscales |
✅ Conclusión: Contratar empleados conlleva obligaciones fiscales
Incluso si tu LLC está gestionada por extranjeros o aún no genera ingresos, si tiene empleados:
- Debe tener un EIN
- Está obligada a retener y declarar impuestos
- Debe cumplir con la normativa laboral federal y estatal
- Debe presentar correctamente formularios al IRS