La demande d’EIN est complexe, surtout pour les non-résidents américains. Ce guide détaillé explique les 7 principales raisons de refus par l’IRS et propose des solutions pratiques pour obtenir votre EIN plus rapidement. Évitez les retards et erreurs grâce au service expert de SpeedEIN.
1. Vue d’ensemble : Pourquoi les demandes d’EIN sont difficiles et souvent refusées
Pour les non-résidents américains, faire une demande directe à l’IRS pour un EIN peut être complexe. Le formulaire SS-4 contient 18 sections et 35 champs principaux qui doivent être parfaitement remplis. L’IRS est très strict sur le format, l’orthographe et l’exhaustivité — la moindre erreur peut entraîner un refus et retarder le processus de plusieurs semaines ou mois.
| Étape de la demande | Point clé | Erreurs fréquentes | Conséquences |
|---|---|---|---|
| Préparation des documents | Nom de l’entreprise, adresse, informations Responsible Party | Erreurs d’orthographe, incohérences | Refus ou retard |
| Remplissage du formulaire SS-4 | Tous les champs obligatoires remplis correctement | Champs vides, format incorrect | Refus |
| Soumission de la demande | Par téléphone ou courrier | Informations incomplètes ou incorrectes | Refus ou nouvelle instruction |
| Réception de la lettre CP-575 | Adresse postale correcte | Adresse incorrecte entraînant une non-réception | Impossibilité de finaliser la conformité |
2. Les 7 principales raisons de refus d’une demande d’EIN
1) Nom d’entreprise ou entité juridique non conforme
Le nom indiqué doit correspondre exactement aux documents officiels. Toute faute d’orthographe, mauvaise casse ou suffixe manquant comme “LLC” entraîne un rejet.
2) Adresse postale incorrecte ou invalide
Toutes les correspondances officielles, y compris la lettre CP-575, sont envoyées à l’adresse fournie. L’utilisation d’une adresse virtuelle ou étrangère peut entraîner la perte ou le retour du courrier et des problèmes de conformité.
3) Informations erronées sur le Responsible Party
Le Responsible Party doit être la personne physique réellement responsable de l’entreprise, avec des informations véridiques. L’usage d’informations d’agents ou de faux noms cause généralement un refus ou une révocation ultérieure de l’EIN.
4) Formulaire SS-4 incomplet ou mal rempli
La complexité du formulaire SS-4 conduit souvent à des oublis ou erreurs de format — par exemple, mauvaise saisie du numéro de téléphone, erreurs de date ou champs manquants — ce qui provoque des rejets.
5) Raison de la demande vague ou incorrecte
Le motif doit refléter précisément l’activité. Une description vague ou erronée complique la vérification IRS et cause des retards.
6) Documents complémentaires manquants
Dans certains cas, l’IRS demande des documents supplémentaires. Le non-respect ou le retard dans leur fourniture conduit à un rejet.
7) Mauvais canal de demande utilisé
Les non-résidents ne peuvent pas utiliser le système en ligne IRS pour faire leur demande. Toute tentative sera automatiquement refusée. Seuls les appels téléphoniques ou envois postaux sont valides.
3. Solutions pour corriger les refus de demande EIN
| Raison de refus | Solution | Avantages SpeedEIN |
|---|---|---|
| Nom d’entreprise non conforme | Vérifier les documents officiels et remplir à l’identique | Relecture experte pour éviter erreurs d’orthographe et de format |
| Adresse postale incorrecte | Utiliser une adresse postale valide aux États-Unis, éviter les adresses virtuelles | Conseils pour préparer une adresse fiable assurant la communication IRS |
| Informations Responsible Party erronées | Fournir des informations exactes conformément aux règles IRS | Aide à fournir des données conformes et vérifiées |
| Erreurs de remplissage du formulaire SS-4 | Contrôle strict de la complétude et du format | Remplissage professionnel garantissant zéro erreur |
| Motif de demande incorrect | Décrire clairement et précisément l’objet de l’entreprise | Conseil personnalisé selon la situation client |
| Documents complémentaires manquants | Répondre rapidement aux demandes IRS avec les bons documents | Suivi rigoureux et assistance rapide pour soumettre les documents |
| Mauvais canal de demande | Soumettre la demande par téléphone ou courrier comme requis | Support complet pour les demandes téléphoniques et gestion des démarches |
4. Pourquoi choisir le service professionnel SpeedEIN ?
- Formulaires remplis avec précision et sans erreurs — Évitez fautes d’orthographe, erreurs de format et incohérences
- Assistance pour préparation d’adresse US — Aide pour fournir une adresse postale conforme et fiable
- Traitement plus rapide des demandes — Réduisez les délais et évitez les rejets et les multiples renvois
- Support complet tout au long du processus — Réponses aux questions et aide à la réponse aux demandes IRS
- Respect strict des règles IRS — Minimisez les risques de révocation de l’EIN à l’avenir
5. Conclusion
Bien que l’EIN soit gratuit, sa demande est complexe, détaillée et rigoureuse, particulièrement pour les non-résidents qui font la démarche seuls. SpeedEIN maximise vos chances d’obtenir rapidement un EIN valide et conforme, vous permettant de vous concentrer sur le développement de votre activité.