Les non-résidents américains ou entreprises étrangères ne peuvent souvent pas demander un EIN en ligne via le site de l’IRS. Ce guide explique le processus complet, les erreurs courantes, les risques de conformité cachés, et compare les prestataires pour obtenir votre EIN et CP-575 rapidement et en toute sécurité.
🏁 Introduction
Pour de nombreux non-résidents américains ou entreprises sans établissement principal aux États-Unis, obtenir un EIN (Employer Identification Number) est la première étape pour faire des affaires aux États-Unis. Cependant, les règles de l’IRS sont complexes, notamment à cause des restrictions pour les demandes en ligne, des exigences strictes sur les champs à remplir, et de la conformité du Responsible Party, ce qui entraîne souvent des retards ou des rejets.
SpeedEIN est spécialisé dans l’accompagnement des non-résidents, aidant ses clients à obtenir un EIN en 10 jours ouvrables et à recevoir la lettre de confirmation CP-575 sous 20 jours ouvrables, en évitant les erreurs courantes.
📌 Pourquoi les non-résidents ne peuvent-ils pas demander un EIN en ligne ?
Selon la Publication IRS 1635 et les directives officielles :
- Le système en ligne IRS EIN Assistant est réservé aux demandeurs ayant un établissement principal aux États-Unis.
- Si l’adresse fournie n’est pas américaine ou si le Responsible Party n’est pas une personne américaine, il faut demander un EIN par téléphone ou via le formulaire papier SS-4.
- Cela signifie que les non-résidents doivent communiquer avec l’IRS en tenant compte des fuseaux horaires, et le formulaire SS-4 comporte 18 sections et 35 champs principaux, où la moindre erreur peut entraîner un rejet.
📋 Champs clés du formulaire SS-4 et difficultés courantes
| N° Champ SS-4 | Nom du champ | Difficulté | Erreurs fréquentes | Impact |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nom légal | Doit correspondre exactement aux documents d’enregistrement | Erreurs d’orthographe ou abréviations incorrectes | Rejet ou retard |
| 4a-4b | Adresse postale | Adresse officielle de communication IRS | Utilisation d’adresse virtuelle ou incorrecte | Non-réception du CP-575 |
| 7a-7b | Responsible Party | Doit être une personne réelle | Utilisation des informations du prestataire | Violation des règles IRS, EIN susceptible d’être annulé |
| 9a-9b | Type d’entité | Sélection correcte (LLC, Corporation, etc.) | Mauvaise sélection | Nouvelle demande nécessaire |
| 10 | Motif de la demande | Doit correspondre à l’activité | Formulation vague | Retards de traitement |
| 18 | Mois de clôture de l’exercice fiscal | Doit être spécifié | Champ vide ou incohérent | Retards de traitement |
⚠️ Pièges courants et points à éviter
1. Problèmes d’adresse postale
L’IRS envoie la lettre de confirmation CP-575 et tous les avis fiscaux à l’adresse postale indiquée lors de la demande. Une adresse incorrecte ou invalide peut entraîner de graves conséquences.
Beaucoup de prestataires à bas prix ne le mentionnent pas et utilisent des adresses virtuelles, ce qui peut rendre l’EIN invalide en cas de contrôle IRS.
2. Non-conformité du Responsible Party
Le Responsible Party doit être la personne physique réellement responsable de la société, et non un nom fictif, une entité juridique ou les coordonnées du prestataire. Certains prestataires non conformes utilisent leurs propres informations, ce qui est illégal et peut engendrer des problèmes fiscaux futurs.
3. Informations incorrectes
Le formulaire SS-4 exige une orthographe, une casse et un format exacts. La moindre erreur peut entraîner plusieurs semaines de retard.
🆚 Comparaison des prestataires de services
| Critères / Prestataire | SpeedEIN | Prestataire bas coût | DIY (Faites-le vous-même) |
|---|---|---|---|
| Durée de traitement EIN | 10 jours ouvrables | 3-6 semaines ou plus | Incertain |
| Délai de réception CP-575 | Sous 20 jours ouvrables | Risque de non-réception | Incertain |
| Conseil conformité adresse postale | ✅ Détail complet | ❌ Non fourni | ❌ Souvent négligé |
| Conformité Responsible Party | ✅ Strict respect IRS | ❌ Utilisation info proxy | ❌ Fort risque d’erreurs |
| Taux d’erreurs formulaire | Très faible | Élevé | Élevé |
| Gestion des fuseaux horaires | Complète | Demande au client de contacter l’IRS | Demande au client de contacter l’IRS |
| Support après-vente | ✅ Email/tickets | ❌ Aucun | ❌ Aucun |
🔍 Processus détaillé de demande EIN pour non-résidents
- Préparation des documents
- Certificat d’enregistrement de la société
- Adresse postale aux États-Unis (de préférence réelle pouvant recevoir du courrier)
- Informations sur le passeport du Responsible Party
- Remplissage du formulaire SS-4
- Compléter tous les champs obligatoires selon les règles IRS
- Veiller à ce que l’orthographe, les abréviations et le format correspondent aux documents officiels
- Soumission de la demande
- Par téléphone (exige un anglais courant et coordination horaire)
- Ou par courrier/fax à l’IRS
- Attente du traitement IRS
- Généralement 3-6 semaines
- SpeedEIN réduit ce délai à 10 jours ouvrables
- Réception du CP-575
- Lettre officielle confirmant l’EIN
- Conserver l’original précieusement
💡 Pourquoi choisir SpeedEIN ?
- Gain de temps et d’efforts : Pas besoin de gérer les appels décalés ni les démarches complexes avec l’IRS.
- Conformité garantie : Envoi des formulaires avec adresse et Responsible Party conformes aux exigences IRS.
- Résultats plus rapides : EIN délivré en seulement 10 jours ouvrables, deux fois plus vite que les méthodes classiques.
- Assistance complète : Support tout au long du processus, de la rédaction à la réception du CP-575.
📢 Conclusion
Même si l’EIN est gratuit, la complexité du processus, la barrière linguistique, les règles de format et les exigences sur le Responsible Party rendent la demande en solo très risquée pour les non-résidents. SpeedEIN facilite l’obtention efficace et conforme de votre EIN, vous permettant de vous concentrer sur votre activité.
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