Description de l’article : Le numéro d’identification de l’employeur (EIN) est essentiel pour les entreprises opérant aux États-Unis. Mais certaines situations nécessitent de demander un nouvel EIN. Ce guide vous explique quand vous devez le faire, quand ce n’est pas nécessaire, et comment éviter les erreurs fiscales coûteuses.
🧾 Rappel : qu’est-ce qu’un EIN ?
Un EIN (Employer Identification Number) est un numéro unique à 9 chiffres (format XX-XXXXXXX) délivré par l’IRS (Service des impôts américain). Il est utilisé pour identifier les entreprises, les entités commerciales, les fiducies ou successions à des fins fiscales.
📌 Il est obligatoire pour :
- Déclarer et payer des impôts
- Ouvrir un compte bancaire professionnel aux États-Unis
- Employer du personnel
- Vendre sur Amazon, eBay, Etsy, Shopify, etc.
- Signer des contrats avec des clients américains
- Utiliser des services de paiement (ex : Stripe, Payoneer)
- Effectuer des investissements aux USA
📌 Cas où un nouvel EIN est requis
Voici les principales situations dans lesquelles vous devez demander un nouveau EIN. Ignorer cette obligation peut entraîner des problèmes avec l’IRS.
1. 🏗️ Modification de la structure juridique
- Passage du travailleur indépendant à une société (LLC ou corporation)
- Ajout d’un partenaire à une entreprise individuelle → création d’un partenariat
- Dissolution d’un partenariat et création d’un nouveau partenariat
- Un associé prend le contrôle total d’un partenariat → transformation en entreprise individuelle
- Réorganisation d’une société avec nouveau statut juridique (nouveaux statuts ou charte)
- Une LLC choisit une imposition de type corporation (via le formulaire 8832)
2. 🔄 Changements majeurs de propriété
- Une entreprise devient une filiale d’une autre société
- Une division d’entreprise devient une entité juridiquement indépendante
- Fusion d’entreprises créant une nouvelle entité juridique (pas une simple continuation)
3. 🏛️ Cas liés aux fiducies et successions
- Une fiducie vivante (revocable trust) devient une fiducie irrévocable au décès du constituant
- Une succession crée une nouvelle fiducie testamentaire
- Une entreprise exploitée par une personne décédée est maintenue sous l’administration de la succession
4. 📄 Nouveaux plans fiscaux ou sociaux
- Création d’un plan de retraite, d’intéressement ou de partage des bénéfices
- Mise en place d’un plan d’avantages sociaux pour les employés
✅ Cas où vous n’avez pas besoin d’un nouveau EIN
Les changements suivants n’impliquent pas l’obtention d’un nouveau EIN :
- Changement de nom commercial ou d’adresse
- Changement de dirigeant ou de représentant légal
- Entreprise en faillite (sauf si une fiducie de liquidation est créée)
- Reprise de l’activité par la même entité juridique après une fusion
- Cession de 50 % ou plus des parts d’un partenariat, tant que la structure reste inchangée
- Plusieurs activités commerciales opérées par la même entité juridique
⚠️ Pourquoi est-il crucial de bien comprendre ces règles ?
❗ Si vous continuez à utiliser un EIN dans une situation qui en exige un nouveau :
- Vous risquez un refus de traitement par l’IRS
- Vos déclarations fiscales peuvent être rejetées ou retardées
- Vous pouvez être pénalisé financièrement
- Vous risquez des audits ou blocages administratifs
- Les banques ou plateformes (ex. Stripe, Amazon) peuvent refuser vos documents
📝 Comment un non-résident peut-il obtenir un nouveau EIN ?
💡 En tant qu’étranger sans SSN (numéro de sécurité sociale), vous ne pouvez pas utiliser la plateforme en ligne de l’IRS. Vous devez :
- Remplir le formulaire SS-4
- L’envoyer par fax (recommandé) ou courrier postal international
- Attendre la réponse (généralement 4 jours ouvrés par fax, jusqu’à 4 semaines par courrier)
📋 Toute erreur ou omission peut entraîner le rejet de votre demande.
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