Description : Vous avez une LLC aux États-Unis avec des employés ? Alors vous devez retenir des impôts fédéraux, y compris l’impôt sur le revenu, la Sécurité sociale et Medicare. Ce guide vous explique pas à pas vos responsabilités d’employeur selon les publications officielles de l’IRS. ⚠️ SpeedEIN ne fournit pas d’adresse américaine et ne réexpédie pas le formulaire CP 575. Vous devez disposer de votre propre adresse pour recevoir ce courrier directement du fisc américain.
✅ 1. Une LLC est-elle tenue de retenir des impôts si elle emploie du personnel ?
Oui. Conformément à la Publication 15 (IRS Circular E), toute entité employant du personnel doit :
- Retenir l’impôt fédéral sur le revenu
- Retenir et verser la Sécurité sociale (Social Security)
- Retenir et verser l’assurance maladie (Medicare)
- Payer l’impôt sur le chômage fédéral (FUTA)
📌 Même si vous êtes un propriétaire étranger sans présence physique aux États-Unis, vous êtes tenu légalement de vous conformer à ces obligations.
🧾 2. Principaux formulaires à soumettre pour une LLC avec salariés
| Formulaire | Objectif principal | Fréquence | Destinataire |
|---|---|---|---|
| W-4 | Informations de retenue fournies par l’employé | À l’embauche | Employeur |
| W-2 | Relevé des salaires et impôts retenus | Annuellement | Employé + IRS |
| Formulaire 941 | Déclaration des retenues d’impôt fédérales | Trimestriellement | IRS |
| Formulaire 940 | Déclaration de l’impôt FUTA (chômage fédéral) | Annuellement | IRS |
| SS-4 | Demande d’EIN (obligatoire pour toute LLC employeur) | Une seule fois | IRS |
👷 3. Une LLC détenue par un étranger peut-elle employer légalement ?
Oui, à condition de respecter plusieurs règles :
| Condition requise | Obligatoire | Détail |
|---|---|---|
| Avoir un EIN valide | ✅ Oui | Indispensable pour toute obligation de paie |
| Être enregistrée dans un État | ✅ Oui | Chaque État a ses règles d’enregistrement |
| Vérifier les documents I-9 | ✅ Oui | Pour autoriser l’emploi aux USA |
| Respecter les lois du travail fédérales | ✅ Oui | Salaire minimum, heures supplémentaires, etc. |
⚠️ 4. Risques en cas de non-conformité avec l’IRS
| Manquement | Sanctions possibles |
|---|---|
| Non-dépôt du formulaire 941 | Jusqu’à 25 % de pénalité sur les montants dus |
| Absence de retenue de SS/Medicare | Pénalités et intérêts cumulés |
| Omission de délivrer les W-2 | Jusqu’à 310 $ d’amende par employé |
| Opération sans EIN | Interdiction légale d’employer |
🛠️ 5. Recommandations de SpeedEIN
| Situation | Ce que nous recommandons |
|---|---|
| Premier salarié embauché | Obtenez votre EIN immédiatement |
| Doutes sur le statut d’un travailleur | Consultez les directives officielles de l’IRS |
| Déjà versé des salaires sans déclaration | Régularisez rapidement avec les formulaires |
| Utilisation d’un service de paie externe | Vérifiez votre responsabilité de conformité |
✅ Conclusion
Si votre LLC a ou aura des employés, vous devez :
- Avoir un EIN
- Effectuer les retenues et déclarations fiscales requises
- Vous conformer aux lois du travail locales et fédérales
- Présenter les formulaires IRS obligatoires à temps
🎯 SpeedEIN vous accompagne dans la création de votre LLC et l’obtention rapide de votre EIN. Mais vous devez fournir votre propre adresse américaine pour recevoir la CP 575. Nous ne proposons pas d’adresse de réexpédition.