概要:
非居住者がEINを取得するための包括的かつIRS準拠ガイド。IRSのPublication 1635, 519, 583, 15, ISS4に基づき、SS-4フォームの18セクションと約35項目について詳細に説明し、自己申請が高リスクである理由や他のサービスプロバイダーの落とし穴を解説します。また、責任者の指定と米国の郵送先住所の重要性についても強調し、正確さとコンプライアンスのためにプロフェッショナルなEINサービスを選ぶことを推奨します。
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アメリカで有限責任会社（LLC）または法人（Corp）を設立予定の非居住者にとって、雇用者識別番号（EIN）の取得はビジネス開始、銀行口座開設、税務義務履行の最初かつ最も重要なステップです。しかし、多くの起業家は米国居住者と同じようにオンラインでEINを申請できると思い込み、SS-4フォームを提出した結果、拒否、遅延、または長期的なコンプライアンス上のリスクに直面することがよくあります。
この記事では、IRSの5つの公式出版物に基づいて、非居住者がEINを申請する際のプロセスを体系的に分析します：
- Publication 1635: EINの理解
- Publication 519: アメリカの外国人向け税金ガイド
- Publication 583: 事業の立ち上げと記録の保持
- Publication 15: エンプロイヤーズ・タックス・ガイド（Circular E）
- Issue Snapshot 4 (ISS4): 国際税務問題
自己申請がなぜ非常に危険なのか、他社サービスの一般的な落とし穴とは何か、そして適切なコンプライアンスを確保するためにプロフェッショナルなSpeedEINのようなサービスを選ぶことがなぜ重要かを詳しく説明します。
1. EINとは？非居住者が取得しなければならない理由
IRSのPublication 583およびPublication 15によると、EIN（連邦納税者番号としても知られる）は、税務目的でIRSによって割り当てられる固有の9桁の番号であり、個人の社会保障番号（SSN）と同様の役割を果たします。以下のような場面で必要となります：
- 職種に関わらず連邦税申告書の提出
- 米国内のビジネス銀行口座を開設
- 従業員を採用し給与を報告
- ビジネスライセンスや許可証の申請
- 取引先との信用取引の確立
重要ポイント: 非居住者であっても、米国でLLCまたはCorpを設立している場合はEINを取得する必要があります。これがないと合法的に事業を運営することはできません。
2. 非居住者はオンラインで申請できますか？真実
多くの非居住者はIRSの「EINアシスタント」オンライン申請システムを使用しようとしますが、「あなたはオンラインでEINを申請する資格がありません」というメッセージを受け取ります。
これは技術的なエラーではなく、IRSの方針です。
IRS Publication 1635およびPublication 519によれば：
「責任者が社会保険番号（SSN）または個別の納税者番号（ITIN）を持っていない場合、オンラインでEINを申請することはできません。」
非居住者の大多数がSSNまたはITINを持っていないため、彼らは自動的にオンライン申請システムから除外されます。申請には以下のいずれかの方法を使用する必要があります：
- 郵送またはFAXでSS-4フォームを提出（すべての申請者に利用可能）
- IRSインターナショナルホットラインに電話（米国外からの申請者のみ）
3. SS-4フォーム：18セクション、35項目 – 一つの誤りが申請を台無しにする可能性があります
SS-4フォームは唯一の正式なEIN申請フォームであり、IRS Publication 1635によると、18の主要セクションと約35の重要な項目が含まれています。各項目は正確に、かつIRSのルールに従って記入する必要があります。誤りは却下、処理の遅延、または将来の監査リスクにつながる可能性があります。
以下にSS-4フォームの主な課題と、非居住者が犯しやすいコストのかかるミスについて詳しく説明します。
1. Part 1: 事業の法的な名称
- 要件: 法人の登記書類に記載されている正確な名称を入力してください（例：「SpeedEIN LLC」）。
- リスク: 略称や変更版（例：「SpeedEIN」）を使用すると拒否される可能性があります。
2. Part 2: 事業の住所（郵送先住所）
- 要件: 有効な米国の郵送先住所を提供してください。IRSはCP575確認通知や今後の税務通知を含む全ての通信をこの住所宛てに送付します。
- 重大な警告（IRS P1635より）:「IRSはあなたがSS-4フォームに記載した住所を使用して全ての通信を行います。CP575、Notice CP575-A、今後の税務通知を送付します。住所が正確かつ定期的にチェックされることを確認してください。」多くのサービスプロバイダーは顧客にリスクを伝えずに自社のオフィス住所を使用します：
- CP575を受け取ることができず、銀行口座の開設が妨げられます。
- 税務通知が差出人に届かず、罰則やEINの失効につながります。
3. Part 3: 責任者の情報
これは非居住者にとって最も危険で誤解されやすいセクションです。
IRS Publication 1635およびISS4によれば：
「責任者は申請者の管理、指揮、影響力を持つ重要な人物です。これは自然人（個人）でなければなりません。会社、代理人、名義貸しは不可です。」
主要ルール:
- 責任者は実際のコントローラー（例：創業者、大株主）でなければなりません。
- 氏名、生年月日、国籍、パスポート番号を提供する必要があります。
- サービスプロバイダーや架空の名前を記載することはできません。
業界の問題: 多くの低コストプロバイダーは手続きを簡略化するため、内部スタッフや会社名を責任者として記載します。これは：
- IRSの規則に違反します。
- 不透明性によりIRSの監査を引き起こす可能性があります。
- EINの失効や税務上の問題を引き起こす可能性があります。
SpeedEINのコミットメント: 責任者情報を捏造することはありません。正確な情報を提供し、正しい形式で記入することを確認します。
続く部分については、上記の内容を基に具体的な手順や注意点、FAQなどを日本語で展開することで、非居住者がEINを適切に取得するための詳細なガイダンスを提供することができます。特に、自己申請のリスク、専門サービスを利用することの重要性、そしてSpeedEINのようなサービスを選択することで得られるメリットについて強調することが重要です。