米国のEIN申請時において、Responsible Party（責任者）の情報は非常に重要です。本ガイドではIRSの定義、法的要件、記入のポイント、よくあるミスについて解説し、スムーズな申請をサポートします。
Responsible Party（責任者）情報記入時の注意点：EIN申請に必須のポイント
米国のEmployer Identification Number（EIN）を申請する際、最も重要な情報の一つがResponsible Party（責任者）の情報です。不正確または不完全な情報は申請遅延、IRSからの問い合わせ、または申請拒否の原因となります。本記事では、Responsible Partyの定義や法的要件、記入時の注意点、よくあるミスを解説し、正確な申請をサポートします。
1. Responsible Partyとは？
IRSによると、Responsible Partyとは、申請者の事業体を「管理・運営し、資金や資産にアクセスできる個人」を指します。
- 企業の場合は通常、オーナー、ジェネラルパートナー、または主要役員が該当します。
- トラスト（信託）の場合は、通常、トラスティ（受託者）です。
- Responsible Partyは「個人」である必要があり、法人や団体は原則不可です（IRSが特別に認めた場合を除く）。
2. IRSのResponsible Partyに関する要件
- 正式な氏名：パスポートやSSN、ITIN記録と一致している必要があります。
- 納税者番号（TIN）：SSN、ITIN、または非居住者の場合は郵送やFAX申請時に「外国人（Foreign）」として申請可能な場合があります。
- 米国住所：IRSとの連絡のために米国住所が推奨されますが、非居住者の場合は外国住所も許可されています。
- 個人であること：法人名義は不可（政府機関は例外）。
3. よくあるミスとその回避方法
- 会社名をResponsible Partyとして記入する。
- 氏名とTINがIRSやSSAの記録と一致していない。
- 責任者が変わった後に情報を更新しない（変更後60日以内にフォーム8822-Bで報告必須）。
- 必須項目を空欄にする、または不明瞭に記入する。
4. Responsible Partyの変更方法
責任者が変更になった場合（新しいオーナーやCEO、トラスティなど）、IRSに必ず通知する必要があります。
- 使用するフォーム：Form 8822-B
- 通知期限：変更から60日以内
- 通知方法：フォームの指示に従い郵送
5. スムーズなEIN申請のためのベストプラクティス
- 提出前に氏名とTINをよく確認する。
- 郵便物が確実に届く住所を使用する。
- 記入したSS-4フォームのコピーを保管する。
- 非居住者は、IRSからの確認依頼に備え、身分証明書類を用意しておく。
まとめ
Responsible Partyの記入は単なる形式ではなく、IRSが事業体の責任者を把握するための法的要件です。正確かつ最新の情報を提供することで、申請の遅延を防ぎ、事業の税務コンプライアンスを維持しましょう。