Como Obter um EIN como Não Residente dos EUA: Guia Completo do Formulário SS-4, Razões Comuns de Rejeição e Riscos de Conformidade

Descrição:

Um guia abrangente e conforme ao IRS para não residentes dos EUA que desejam obter um EIN. Baseado em cinco publicações oficiais do IRS:

Publicação 1635: Entendendo seu EIN

Publicação 519: Guia Fiscal Americano para Estrangeiros

Publicação 583: Iniciando um Negócio e Mantendo Registros

Publicação 15: Circular E, Guia Fiscal do Empregador

Folha de Dados 4 (ISS4): Questões Fiscais Internacionais

Este artigo detalha as 18 seções e aproximadamente 35 campos do formulário SS-4, explica por que a solicitação autônoma é extremamente arriscada, revela armadilhas comuns usadas por outros provedores de serviços e enfatiza a importância crítica da Parte Responsável e do endereço postal nos EUA. Recomenda serviços profissionais de obtenção de EIN para garantir precisão e conformidade.

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Para não residentes dos EUA planejando estabelecer uma Limited Liability Company (LLC) ou Corporation (Corp) nos Estados Unidos, obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) é o primeiro e mais crucial passo para lançar seu negócio, abrir uma conta bancária e cumprir obrigações fiscais. No entanto, muitos empreendedores erroneamente acreditam que podem solicitar um EIN online como residentes dos EUA, apenas para enfrentar rejeições, atrasos ou riscos de conformidade futuros ao submeter o Formulário SS-4.

Este artigo fornece uma análise completa e sistemática do processo de solicitação de EIN para não residentes, baseada estritamente em cinco publicações autoritativas do IRS:

Publicação 1635: Entendendo seu EIN
Publicação 519: Guia Fiscal Americano para Estrangeiros
Publicação 583: Iniciando um Negócio e Mantendo Registros
Publicação 15: Circular E, Guia Fiscal do Empregador
Folha de Dados 4 (ISS4): Questões Fiscais Internacionais

Explicaremos por que a solicitação autônoma é extremamente arriscada para não residentes, exporemos armadilhas comuns usadas por outros provedores de serviços e demonstraremos por que escolher um serviço profissional, conforme como SpeedEIN, é essencial para o sucesso a longo prazo de seu negócio.

1. O que é um EIN? Por que os não residentes devem obtê-lo?

De acordo com a Publicação 583 e 15 do IRS, um EIN (também conhecido como Número de Identificação Fiscal Federal) é um número exclusivo de nove dígitos atribuído pelo IRS para identificar uma entidade comercial para fins fiscais. Ele funciona de maneira semelhante a um Número de Segurança Social (SSN) para indivíduos e é necessário para:

Enviar declarações fiscais federais (imposto de renda, emprego, impostos especiais);
Abrir uma conta bancária empresarial;
Contratar funcionários e relatar salários;
Solicitar licenças ou permissões comerciais;
Estabelecer crédito comercial com fornecedores.

Ponto chave: Mesmo sendo um nacional estrangeiro, se você constituiu uma LLC ou Corp nos EUA, deve obter um EIN. Sem ele, sua empresa não pode operar legalmente.

2. Os não residentes podem se inscrever online? A verdade

Muitos não residentes tentam usar o sistema de assistência online do IRS para solicitar um EIN, apenas para encontrar a mensagem:
“Você não é elegível para solicitar um EIN online.”

Isso não é um erro técnico — é uma política do IRS.

Conforme declarado na Publicação 1635 e 519 do IRS:

“Se a parte responsável não tiver um Número de Segurança Social (SSN) ou um Número de Identificação Fiscal Individual (ITIN), você não poderá solicitar um EIN online.”

Uma vez que a grande maioria dos não residentes dos EUA não possui um SSN ou ITIN, eles são automaticamente excluídos do sistema de solicitação online. Você deve solicitar por meio de um dos dois métodos:

Enviar ou faxar o Formulário SS-4 (disponível para todos os solicitantes, incluindo não residentes);
Ligar para a Linha Direta Internacional do IRS (disponível apenas para solicitantes fora dos EUA).

3. O Formulário SS-4: 18 Seções, 35 Campos — Um Erro Pode Arruinar Sua Aplicação

O Formulário SS-4 é o único formulário oficial para solicitações de EIN. De acordo com a Publicação 1635 do IRS, ele contém 18 seções principais e aproximadamente 35 campos críticos. Cada campo deve ser preenchido com precisão e de acordo com as regras do IRS. Erros podem resultar em rejeição, atrasos no processamento ou riscos de auditoria futuros.

Abaixo está uma descrição detalhada das principais dificuldades do formulário SS-4 — exatamente onde os não residentes têm maior probabilidade de cometer erros caros.

1. Parte 1: Nome Legal do Negócio

Exigência: Insira o nome legal exato conforme registrado em seus documentos de constituição (por exemplo, Certificado de Constituição).
Risco: Usar abreviações ou variações (por exemplo, “SpeedEIN” em vez de “SpeedEIN LLC”) pode levar à rejeição.

2. Parte 2: Endereço do Negócio (Endereço Postal)

Exigência: Forneça um endereço postal válido nos EUA. O IRS enviará toda a correspondência — incluindo a carta de confirmação CP575 e avisos fiscais futuros — para este endereço.
Aviso Crítico (da Publicação 1635 do IRS):“O IRS usará o endereço que você fornecer no Formulário SS-4 para enviar toda a correspondência, incluindo o CP575, Notificação CP575-A e avisos fiscais futuros. Certifique-se de que este endereço seja preciso e monitorado regularmente.”Muitos provedores de serviços usam seu próprio endereço de escritório sem informar os clientes que este é o endereço oficial de correspondência do IRS:
- Você pode nunca receber o CP575, impedindo a abertura de uma conta bancária;
- Avisos fiscais podem ser interceptados, levando a penalidades ou revogação do EIN.
Transparência do SpeedEIN: Não fornecemos um endereço. Você deve fornecer um endereço americano confiável (por exemplo, amigo, escritório virtual, contador).

3. Parte 3: Informações da Parte Responsável

Esta é a seção mais perigosa e mal compreendida para não residentes.

De acordo com a Publicação 1635 do IRS e ISS4:

“A parte responsável é o indivíduo que tem controle significativo, direção ou influência sobre a entidade requerente. Isso deve ser uma pessoa física (um indivíduo), não uma empresa, agente ou mandatário.”

Regras Principais:

A parte responsável deve ser o controlador real (por exemplo, fundador, proprietário majoritário);
Você deve fornecer o nome completo, data de nascimento, país de cidadania e número de passaporte da parte responsável;
Não é possível listar um provedor de serviços, mandatário ou nome fictício.

Problema da Indústria:
Muitos provedores de baixo custo listam funcionários internos ou empresas como parte responsável para simplificar o processamento. Esta prática:

Vai contra as regulamentações do IRS;
Pode disparar auditorias do IRS devido à falta de transparência;
Pode resultar na revogação do EIN e complicações fiscais.

Compromisso do SpeedEIN: Nunca fabricamos informações da parte responsável. Você deve fornecer detalhes precisos, e garantimos o formato adequado.

4. Parte 4: Tipo de Entidade

Opções: Empresa individual, sociedade, LLC, Corporação, Organização sem fins lucrativos, etc.
Comum para Não Residentes: LLC de membro único ou Corporação C.
Risco: Selecionar o tipo errado de entidade pode levar a declarações fiscais incorretas e penalidades. Por exemplo, uma LLC é tipicamente uma “entidade ignorada”, o que significa que os lucros fluem para a declaração de imposto de renda pessoal do proprietário.

5. Parte 5: Descrição do Negócio

Exigência: Descreva brevemente sua principal atividade comercial em inglês (por exemplo, “Comércio eletrônico para clientes internacionais” ou “Serviços de desenvolvimento de software”).
Risco: Descrições vagas ou inconsistentes podem levantar bandeiras vermelhas com o IRS.

6. Parte 7: Data do Primeiro Pagamento de Salários

Para Não Empregadores: Insira “Nenhum” ou “N/A”.
Risco: Se você contratar funcionários posteriormente, deve atualizar os registros do EIN.

7. Parte 9: Entidades Relacionadas

Declare quaisquer entidades relacionadas americanas (por exemplo, empresas mãe ou subsidiárias).
Risco: Omissão de partes relacionadas pode constituir relatório falso.

4. Cinco Grandes Riscos da Solicitação Autônoma

Baseado nas diretrizes do IRS e casos do mundo real, não residentes que solicitam autonomamente enfrentam sérias consequências:

Tipo de Risco	Problemas Específicos	Consequências
Erros de Envio	Erros de digitação, campos ausentes, formatação incorreta	Solicitação rejeitada; atraso de 1 a 3 meses
Parte Responsável Falsa	Uso do nome de um provedor de serviços	O IRS pode revogar o EIN; problemas de conformidade
Endereço Postal Inválido	Endereço incapaz de receber correspondência	Sem CP575; conta bancária negada
Tipo de Entidade Incorreto	Classificação errada de LLC/Corporação	Declarações fiscais incorretas e penalidades
Barreiras Linguísticas	Má compreensão dos termos do IRS	Submissões imprecisas, risco de auditoria

Caso Real: Um cliente da China listou “ABC Service Inc.” como parte responsável. Após 3 meses, o IRS respondeu: “A parte responsável deve ser um indivíduo. Solicitação negada.” O cliente teve que reiniciar o processo, atrasando o lançamento de seu negócio.

5. Comparando Outros Provedores de Serviços: As Armadilhas Ocultas

Muitos serviços de obtenção de EIN cortam caminhos, expondo clientes a riscos:

Esconder Riscos de Endereço: Usam seu próprio endereço de escritório sem informar aos clientes que este é o endereço oficial de correspondência do IRS.
Falsificação da Parte Responsável: Listam funcionários internos para evitar a coleta de documentos do cliente — uma grave violação.
Afirmações de “Aprovação Garantida”: Nenhum serviço pode garantir aprovação do IRS; isso é enganoso.
Sem Suporte Pós-Solicitação: Se a solicitação falhar, eles não oferecem ajuda, deixando os clientes refazer a solicitação às suas próprias custas.

Promessa de Conformidade do SpeedEIN:

Transparência total sobre riscos, especialmente em relação à parte responsável e ao endereço;
Nunca fabricamos informações da parte responsável;
Orientação para recebimento do CP575 e suporte adicional com o IRS se necessário;
Suporte por e-mail dedicado durante todo o processo.

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