Description :
Guide complet et conforme aux règles IRS pour les résidents non-américains souhaitant obtenir un EIN. Basé sur les publications IRS 1635, 519, 583, 15 et ISS4, cet article détaille les 18 sections et 35 champs du formulaire SS-4, explique pourquoi la demande en auto-assistance est risquée, compare les pièges des prestataires de services et souligne l’importance critique de la personne responsable et de l’adresse postale aux États-Unis. Recommande des services professionnels d’obtention d’EIN pour garantir précision et conformité.
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Pour les résidents non-américains souhaitant créer une société à responsabilité limitée (LLC) ou une société par actions (Corp) aux États-Unis, l’obtention d’un numéro d’identification employeur (Employer Identification Number, ou EIN) est la première et la plus cruciale étape pour lancer votre entreprise, ouvrir un compte bancaire et remplir vos obligations fiscales. Toutefois, de nombreux entrepreneurs pensent à tort pouvoir demander un EIN en ligne comme les résidents américains, et se retrouvent confrontés à des refus, des retards ou des risques de non-conformité à long terme lors du dépôt du formulaire SS-4.
Cet article fournit une analyse complète et systématique du processus de demande d’EIN pour les non-résidents, strictement basée sur cinq publications officielles du IRS :
- Publication 1635 : Comprendre votre EIN
- Publication 519 : Guide fiscal américain pour les étrangers
- Publication 583 : Créer une entreprise et tenir la comptabilité
- Publication 15 : Guide fiscal des employeurs (Circular E)
- Fiche thématique 4 (ISS4) : Questions fiscales internationales
Nous expliquerons pourquoi la demande en auto-assistance est extrêmement risquée pour les non-résidents, dévoilerons les pièges courants utilisés par d’autres prestataires de services, et démontrerons pourquoi choisir un service professionnel et conforme comme SpeedEIN est essentiel pour la réussite durable de votre entreprise.
1. Qu’est-ce qu’un EIN ? Pourquoi les résidents non-américains doivent-ils en obtenir un ?
Selon les Publications 583 et 15 du IRS, un EIN (également appelé numéro d’identification fiscale fédéral) est un numéro à neuf chiffres attribué par le IRS pour identifier une entité commerciale à des fins fiscales. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers et est requis pour :
- Déposer les déclarations fiscales fédérales (impôts sur le revenu, retenues à la source, taxes spéciales) ;
- Ouvrir un compte bancaire professionnel aux États-Unis ;
- Embaucher des salariés et déclarer les salaires ;
- Demander des licences ou permis commerciaux ;
- Établir un crédit professionnel auprès des fournisseurs.
Point clé : Même en tant que ressortissant étranger, si vous avez constitué une LLC ou une Corp aux États-Unis, vous devez obtenir un EIN. Sans cela, votre entreprise ne peut pas fonctionner légalement.
2. Les résidents non-américains peuvent-ils demander en ligne ? La vérité
De nombreux résidents non-américains tentent d’utiliser le système de demande en ligne du IRS, « EIN Assistant », et tombent sur le message :
« Vous n’êtes pas éligible pour demander un EIN en ligne. »
Il ne s’agit pas d’une erreur technique, mais d’une politique du IRS.
Comme indiqué dans les Publications 1635 et 519 du IRS :
« Si la personne responsable ne possède pas de numéro de sécurité sociale (SSN) ou de numéro d’identification fiscale individuel (ITIN), vous ne pouvez pas demander un EIN en ligne. »
La grande majorité des résidents non-américains n’ayant ni SSN ni ITIN, ils sont automatiquement exclus du système de demande en ligne. Vous devez demander par l’un des deux moyens suivants :
- Envoyer le formulaire SS-4 par courrier ou télécopie (disponible pour tous les demandeurs, y compris les non-résidents) ;
- Appeler la ligne téléphonique internationale du IRS (réservée aux demandeurs hors des États-Unis).
3. Le formulaire SS-4 : 18 sections, 35 champs — Une erreur peut tout compromettre
Le formulaire SS-4 est le seul formulaire officiel pour demander un EIN. Selon la Publication 1635 du IRS, il contient 18 sections principales et environ 35 champs critiques. Chaque champ doit être rempli avec précision et conformément aux règles du IRS. Des erreurs peuvent entraîner un refus, des retards de traitement ou des risques d’audit futurs.
Voici une analyse détaillée des principaux défis du formulaire SS-4 — précisément là où les non-résidents risquent le plus de commettre des erreurs coûteuses.
1. Partie 1 : Nom légal de l’entreprise
- Exigence : Indiquer le nom exact tel qu’enregistré dans vos documents de constitution (ex. : Certificat de constitution).
- Risque : Utiliser des abréviations ou des variantes (ex. : « SpeedEIN » au lieu de « SpeedEIN LLC ») peut entraîner un refus.
2. Partie 2 : Adresse de l’entreprise (Adresse postale)
- Exigence : Fournir une adresse postale aux États-Unis valide. Le IRS enverra toute la correspondance — y compris la lettre de confirmation CP575 et les avis fiscaux futurs — à cette adresse.
- Avertissement critique (d’après IRS P1635) :« Le IRS utilisera l’adresse que vous fournissez sur le formulaire SS-4 pour envoyer toute la correspondance, y compris le CP575, l’avis CP575-A et les avis fiscaux futurs. Assurez-vous que cette adresse est exacte et surveillée régulièrement. »De nombreux prestataires utilisent leur propre adresse sans en révéler les conséquences :
- Vous pourriez ne jamais recevoir le CP575, empêchant l’ouverture d’un compte bancaire ;
- Les avis fiscaux pourraient être interceptés, entraînant des pénalités ou la révocation de l’EIN.
3. Partie 3 : Informations sur la personne responsable
C’est la section la plus dangereuse et la plus mal comprise pour les non-résidents.
Selon la Publication 1635 du IRS et ISS4 :
« La personne responsable est l’individu exerçant un contrôle, une direction ou une influence significative sur l’entité demanderesse. Il doit s’agir d’une personne physique (un individu), pas d’une société, d’un agent ou d’un mandataire. »
Règles clés :
- La personne responsable doit être le véritable contrôleur (ex. : fondateur, actionnaire majoritaire) ;
- Vous devez fournir son nom complet, date de naissance, pays de citoyenneté et numéro de passeport ;
- Vous ne pouvez pas indiquer un prestataire de service, un mandataire ou un nom fictif.
Problème du secteur :
De nombreux prestataires à bas coût indiquent leur propre personnel ou société comme personne responsable pour simplifier le traitement. Cette pratique :
- Viole les règles du IRS ;
- Peut déclencher des audits du IRS en raison du manque de transparence ;
- Peut entraîner la révocation de l’EIN et des complications fiscales.
L’engagement de SpeedEIN : Nous ne falsifions jamais les informations de la personne responsable. Vous devez fournir des données exactes, et nous nous assurons de leur formatage correct.
4. Partie 4 : Type d’entité
- Options : Entreprise individuelle, société en nom collectif, LLC, société par actions, organisation à but non lucratif, etc.
- Courant pour les non-résidents : LLC à membre unique ou société par actions (C-Corp).
- Risque : Choisir un mauvais type d’entité peut entraîner des déclarations fiscales incorrectes et des pénalités. Par exemple, une LLC est généralement une « entité ignorée », ce qui signifie que les bénéfices sont imputés à la déclaration fiscale personnelle du propriétaire.
5. Partie 5 : Description de l’activité
- Exigence : Décrire brièvement l’activité principale en anglais (ex. : « Commerce électronique pour clients internationaux » ou « Services de développement logiciel »).
- Risque : Des descriptions vagues ou incohérentes peuvent alerter le IRS.
6. Partie 7 : Date du premier paiement de salaire
- Pour les entreprises sans salariés : Indiquer « Aucun » ou « N/A ».
- Risque : Si vous embauchez plus tard, vous devez mettre à jour les données de votre EIN.
7. Partie 9 : Entités liées
- Déclarez toute entité américaine liée (ex. : société mère ou filiale).
- Risque : Omettre des parties liées peut constituer une déclaration fausse.
4. Cinq grands risques de la demande en auto-assistance
Sur la base des directives du IRS et de cas réels, les résidents non-américains qui font eux-mêmes leur demande encourent de graves conséquences :
| Type de risque | Problèmes spécifiques | Conséquences |
|---|---|---|
| Erreurs de dépôt | Fautes d’orthographe, champs manquants, format incorrect | Demande rejetée ; retard de 1 à 3 mois |
| Personne responsable fausse | Utilisation du nom d’un prestataire | Le IRS peut révoquer l’EIN ; problèmes de conformité |
| Adresse postale invalide | Adresse incapable de recevoir le courrier | Pas de CP575 ; compte bancaire refusé |
| Mauvais type d’entité | Erreur de classification LLC/Corp | Déclarations fiscales incorrectes et pénalités |
| Barrières linguistiques | Mauvaise compréhension des termes du IRS | Soumissions inexactes, risque d’audit |
Cas réel : Un client chinois a indiqué « ABC Service Inc. » comme personne responsable. Trois mois plus tard, le IRS a répondu : « La personne responsable doit être un individu. Demande refusée. » Le client a dû recommencer, retardant le lancement de son entreprise.
5. Comparaison des prestataires de services : Les pièges cachés
De nombreux services d’obtention d’EIN font des compromis, exposant les clients à des risques :
- Cacher les risques liés à l’adresse : Utilisent leur propre adresse sans informer les clients qu’il s’agit de l’adresse officielle de correspondance du IRS.
- Falsifier la personne responsable : Indiquent leur personnel interne pour éviter de collecter des documents clients — une violation grave.
- Promesses de « validation garantie » : Aucun service ne peut garantir l’approbation du IRS ; c’est trompeur.
- Pas de support après la demande : Si la demande échoue, ils n’offrent aucune aide, laissant les clients refaire la demande à leurs frais.
L’engagement de conformité de SpeedEIN :
- Transparence totale sur les risques, notamment la personne responsable et l’adresse ;
- Jamais de fausse information sur la personne responsable ;
- Guidance pour la réception du CP575 et suivi avec le IRS si nécessaire ;
- Support par e-mail dédié tout au long du processus.
6. Le service SpeedEIN : Obtenez votre EIN en 10 jours, le CP575 en 20
Nous comprenons les défis auxquels sont confrontés les non-résidents. SpeedEIN propose un service professionnel, conforme et efficace pour garantir une approbation du premier coup et éviter les retards coûteux.
Notre processus :
- Soumettre les informations : Remplissez notre formulaire en ligne avec le nom de l’entreprise, l’État de constitution, les détails de la personne responsable et l’adresse postale américaine ;
- Vérification par un expert : Nos spécialistes fiscaux vérifient toutes les informations selon les directives du IRS ;
- Préparation précise du SS-4 : Nous complétons les 18 sections sans erreur de formatage ;
- Dépôt au IRS : Nous envoyons le formulaire par fax ou courrier ;
- Suivi du statut : Nous surveillons le traitement par le IRS ;
- Livraison de l’EIN : Recevez votre EIN sous 10 jours ouvrables ;
- Guidance pour le CP575 : Nous fournissons des instructions détaillées pour recevoir la lettre de confirmation du IRS. En cas de non-réception, nous aidons à la récupération.
Notre garantie : Conformité à 100 % avec les publications du IRS, aucune information fausse, et validité à long terme de votre EIN.
7. Questions fréquentes (FAQ)
Q1 : Le IRS délivre les EIN gratuitement — pourquoi facturez-vous des frais ?
R : Oui, le IRS ne facture pas les EIN. Nos frais couvrent :
- La complétion professionnelle du formulaire SS-4 complexe ;
- Le dépôt et le suivi ;
- La consultation en conformité fiscale ;
- Le support par e-mail et le dépannage.
Q2 : Que faire si je n’ai pas d’adresse aux États-Unis ?
R : Vous devez fournir une adresse américaine capable de recevoir du courrier. Options possibles :
- Adresse d’un ami ou d’un membre de la famille ;
- Bureau virtuel payant ;
- Bureau de votre comptable ou avocat (avec accord préalable).
Nous ne fournissons pas d’adresse pour garantir que vous conserviez le contrôle total.
Q3 : Quels documents sont requis ?
R : Généralement :
- Documents de constitution de l’entreprise (ex. : Certificat de constitution) ;
- Copie du passeport de la personne responsable ;
- Preuve d’adresse postale américaine (ex. : facture d’électricité).
Q4 : Ma demande d’EIN peut-elle être refusée ?
R : Avec des informations exactes et conformes, les taux d’approbation sont très élevés. Les refus résultent généralement de :
- Informations fausses sur la personne responsable ;
- Adresse invalide ;
- Erreurs dans le formulaire.
Un service professionnel minimise ces risques.
8. Conclusion : Votre EIN n’est pas une affaire secondaire — La conformité est essentielle
Obtenir un EIN peut sembler simple, mais c’est le premier obstacle fiscal de votre parcours entrepreneurial aux États-Unis. Une simple erreur dans l’EIN, une fausse personne responsable ou une adresse inactive peut entraîner des audits du IRS, la suspension de comptes bancaires ou même la dissolution de l’entreprise.
Plutôt que de risquer une demande en auto-assistance, choisissez un service professionnel, transparent et conforme comme SpeedEIN. Nous ne promettons pas la rapidité — nous promettons la précision. Nous ne cachons pas les risques — nous vous aidons à les éviter.
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Références :
- IRS Publication 1635 : Comprendre votre EIN
- IRS Publication 519 : Guide fiscal américain pour les étrangers
- IRS Publication 583 : Créer une entreprise et tenir la comptabilité
- IRS Publication 15 : Guide fiscal des employeurs (Circular E)
- IRS Fiche thématique 4 : Questions fiscales internationales