I residenti non statunitensi o le aziende straniere spesso non possono richiedere un EIN online tramite il sito IRS. Questa guida spiega l’intero processo di richiesta, gli errori comuni, i rischi di conformità nascosti e confronta i fornitori di servizi per ottenere EIN e CP-575 in modo sicuro e veloce.
🏁 Introduzione
Per molti residenti non statunitensi o aziende senza una sede operativa negli Stati Uniti, ottenere un EIN (Employer Identification Number) è il primo passo per fare business in America. Tuttavia, le regole IRS per la richiesta sono complesse, specialmente a causa di restrizioni per le richieste online, requisiti rigorosi per i campi da compilare e conformità del Responsible Party, che spesso portano a ritardi o rifiuti.
SpeedEIN è specializzato nell’assistenza ai richiedenti non statunitensi, aiutando i clienti a ottenere un EIN in 10 giorni lavorativi e ricevere la lettera di conferma CP-575 entro 20 giorni lavorativi, evitando gli errori più comuni.
📌 Perché i non residenti USA non possono richiedere l’EIN online?
Secondo la Pubblicazione IRS 1635 e le linee guida ufficiali:
- Il sistema online IRS EIN Assistant è disponibile solo per chi ha una sede principale negli USA.
- Se si usa un indirizzo non USA o il Responsible Party non è una persona USA, è necessario richiedere l’EIN per telefono o tramite modulo cartaceo SS-4.
- Questo significa che i richiedenti devono comunicare con l’IRS in fusi orari diversi, e il modulo SS-4 contiene 18 sezioni e 35 campi principali, dove ogni piccolo errore può causare rifiuto.
📋 Campi chiave del modulo SS-4 e difficoltà comuni
| Numero Campo SS-4 | Nome Campo | Difficoltà | Errori Comuni | Impatto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nome legale | Deve corrispondere esattamente ai documenti societari | Errori di ortografia o abbreviazioni errate | Rifiuto o ritardo |
| 4a-4b | Indirizzo di spedizione | Indirizzo ufficiale di comunicazione IRS | Uso di indirizzo virtuale o errato | Mancata ricezione CP-575 |
| 7a-7b | Responsible Party | Deve essere una persona reale | Uso di dati del servizio | Violazione norme IRS, possibile revoca EIN |
| 9a-9b | Tipo di entità | Corretta selezione tra LLC, Corporation ecc. | Selezione errata | Necessità di nuova richiesta |
| 10 | Motivo della richiesta | Deve corrispondere allo scopo dell’attività | Descrizione vaga | Ritardi nella lavorazione |
| 18 | Mese di chiusura anno fiscale | Deve essere specificato | Campo vuoto o incoerente | Ritardi nella lavorazione |
⚠️ Trappole comuni e problemi da evitare
1. Problemi con l’indirizzo di spedizione
L’IRS invia la lettera di conferma CP-575 e tutte le comunicazioni fiscali all’indirizzo di spedizione indicato nella richiesta. Se l’indirizzo è errato o non valido, le conseguenze possono essere gravi.
Molti servizi economici non lo spiegano e usano indirizzi virtuali, con rischio di invalidazione EIN in caso di controllo IRS.
2. Violazioni sul Responsible Party
Il Responsible Party deve essere la persona fisica effettivamente responsabile della società, non un nome fittizio, un’entità aziendale o il fornitore del servizio. Alcuni fornitori non conformi usano i propri dati, il che è illegale e può causare problemi fiscali futuri.
3. Errori di compilazione
Il modulo SS-4 richiede ortografia, maiuscole e formato precisi. Anche un piccolo errore può causare settimane di ritardo.
🆚 Confronto tra fornitori di servizi
| Caratteristiche / Fornitore | SpeedEIN | Fornitore economico | Fai-da-te |
|---|---|---|---|
| Tempo di elaborazione EIN | 10 giorni lavorativi | 3-6 settimane o più | Incerto |
| Tempo ricezione CP-575 | Entro 20 giorni lavorativi | Possibile mancata ricezione | Incerto |
| Guida sulla conformità indirizzo | ✅ Dettagliata | ❌ Assente | ❌ Spesso trascurata |
| Conformità Responsible Party | ✅ Rigida secondo IRS | ❌ Uso dati proxy | ❌ Elevato rischio di errori |
| Tasso di errore modulo | Molto basso | Alto | Alto |
| Comunicazione con IRS (fuso orario) | Gestita completamente | Cliente deve contattare IRS | Cliente deve contattare IRS |
| Supporto post-vendita | ✅ Email/ticket | ❌ Nessuno | ❌ Nessuno |
🔍 Processo dettagliato di richiesta EIN per non residenti USA
- Preparazione documenti
- Certificato di registrazione aziendale
- Indirizzo postale USA (consigliato indirizzo reale che riceve posta)
- Informazioni passaporto Responsible Party
- Compilazione modulo SS-4
- Compilare tutti i campi obbligatori secondo le regole IRS
- Assicurarsi che ortografia, abbreviazioni e formato corrispondano ai documenti ufficiali
- Invio della richiesta
- Telefonicamente (richiede inglese fluente e coordinamento fuso orario)
- Oppure per posta/fax all’IRS
- Attesa elaborazione IRS
- Generalmente 3-6 settimane
- Con SpeedEIN si può ridurre a 10 giorni lavorativi
- Ricezione CP-575
- Lettera di conferma ufficiale dell’EIN
- Conservare l’originale in luogo sicuro
💡 Perché scegliere SpeedEIN?
- Risparmio di tempo e fatica: niente chiamate in orari scomodi o comunicazioni complesse con l’IRS.
- Conformità garantita: invio di moduli con indirizzo e Responsible Party corretti secondo norme IRS.
- Risultati più veloci: EIN in soli 10 giorni lavorativi, il doppio più rapido dei metodi tradizionali.
- Supporto completo: assistenza continua dalla compilazione alla ricezione del CP-575.
📢 Conclusione
Anche se l’EIN è gratuito, per i non residenti USA la complessità del processo, la barriera linguistica, le regole di formato e il requisito del Responsible Party rendono difficile una richiesta autonoma. SpeedEIN ti aiuta ad ottenere l’EIN in modo efficiente e conforme, lasciandoti concentrarti sul tuo business.
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