Quando si richiede un EIN negli USA, è fondamentale fornire informazioni precise sul Responsible Party. Questa guida spiega la definizione IRS, i requisiti legali, gli errori comuni e le migliori pratiche per ottenere l’approvazione senza ritardi.
Responsible Party: cosa devi sapere per la tua richiesta di EIN
Quando si richiede un Employer Identification Number (EIN) negli Stati Uniti, una delle informazioni più importanti da fornire è quella del Responsible Party. Informazioni errate o incomplete possono causare ritardi, richieste di chiarimenti dall’IRS o addirittura il rifiuto della richiesta. Questa guida spiega la definizione, i requisiti e le migliori pratiche per compilare correttamente questa sezione cruciale.
1. Cos’è il Responsible Party?
Secondo l’IRS, il Responsible Party è la persona fisica che controlla, gestisce o dirige l’entità richiedente e ha accesso ai suoi fondi e asset.
- Per le aziende, di solito è il proprietario, socio generale o dirigente principale.
- Per i trust, è solitamente il trustee.
- Il Responsible Party deve essere una persona fisica (non un’azienda), salvo casi speciali approvati dall’IRS.
2. Requisiti IRS per il Responsible Party
- Nome legale: deve corrispondere ai documenti ufficiali (passaporto, registro SSN o ITIN).
- Numero identificativo fiscale (TIN): SSN, ITIN o, per i non residenti, talvolta “Foreign” è accettabile se la richiesta viene inviata per posta o fax.
- Indirizzo negli USA: consigliato per facilitare la corrispondenza con l’IRS, anche se sono accettati indirizzi esteri per i non residenti.
- Deve essere una persona fisica: un’azienda non può essere indicata come Responsible Party, salvo enti governativi.
3. Errori comuni da evitare
- Usare il nome di un’azienda invece di quello di una persona.
- Fornire nome e TIN non corrispondenti ai registri IRS o SSA.
- Non aggiornare il Responsible Party dopo un cambio di proprietà (deve essere comunicato tramite il modulo 8822-B entro 60 giorni).
- Lasciare il campo vuoto o poco chiaro, anche se è obbligatorio.
4. Come aggiornare il Responsible Party
Se il Responsible Party cambia (nuovo proprietario, CEO o trustee), è necessario informare l’IRS:
- Modulo da utilizzare: Modulo 8822-B
- Termine: entro 60 giorni dal cambiamento
- Modalità: invio postale all’indirizzo indicato nelle istruzioni del modulo
5. Buone pratiche per una richiesta EIN senza problemi
- Verifica attentamente l’ortografia e il TIN prima di inviare.
- Usa un indirizzo permanente dove la posta possa essere ricevuta con sicurezza.
- Conserva una copia del modulo SS-4 compilato.
- Se sei un non residente, prepara i documenti di identificazione nel caso l’IRS richieda una verifica.
Conclusione
La sezione Responsible Party non è una semplice formalità, ma un requisito legale che garantisce che l’IRS sappia chi è responsabile dell’entità. Fornendo informazioni accurate e aggiornate, eviti ritardi inutili e mantieni la conformità fiscale della tua attività.