Descrizione: Se la tua LLC con sede negli Stati Uniti assume dipendenti, sei legalmente obbligato a trattenere l’imposta federale sul reddito, la previdenza sociale e Medicare, anche se sei un non residente o la LLC non genera profitti. In questo articolo scoprirai tutte le responsabilità previste dall’IRS e i moduli richiesti (941, 940, W-2, W-4, EIN, ecc.). ⚠️ SpeedEIN non fornisce indirizzi statunitensi né inoltra la lettera CP 575: i clienti devono fornire un indirizzo valido.
✅ 1. Una LLC deve trattenere le tasse se assume dipendenti?
Sì. Se la tua LLC assume dipendenti (americani o stranieri), sei obbligato per legge a trattenere e versare:
- L’imposta federale sul reddito
- Le imposte per la sicurezza sociale (Social Security)
- Medicare
- L’imposta federale sulla disoccupazione (FUTA)
📌 Secondo l’IRS Publication 15 (Circolare E):
“Ogni datore di lavoro che paga salari è responsabile della trattenuta delle imposte federali e dei contributi previdenziali.”
🧾 2. Moduli IRS richiesti per le LLC che assumono
| Modulo | Funzione | Frequenza | Destinatario |
|---|---|---|---|
| W-4 | Preferenze di ritenuta del dipendente | All’assunzione | Tenuto dal datore di lavoro |
| W-2 | Riepilogo fiscale e salariale di fine anno | Annuale (gennaio) | IRS + Dipendente |
| Form 941 | Dichiarazione trimestrale delle ritenute | Trimestrale | IRS |
| Form 940 | Dichiarazione annuale dell’imposta FUTA | Annuale | IRS |
| SS-4 | Richiesta dell’EIN | Una tantum | IRS |
📌 3. Una LLC posseduta da stranieri può assumere negli USA?
Sì, ma con alcune condizioni:
| Requisito | Obbligatorio | Note |
|---|---|---|
| EIN valido | ✅ Sì | Essenziale per pagare legalmente |
| Registrazione delle imposte statali | ✅ Sì | Ogni stato ha norme diverse |
| Verifica I-9 dei dipendenti | ✅ Sì | Controllo autorizzazione al lavoro |
| Rispetto delle leggi sul lavoro | ✅ Sì | Salario minimo, orario straordinario, ecc. |
⚠️ 4. Sanzioni per la mancata conformità
| Violazione | Conseguenze Potenziali |
|---|---|
| Mancato invio del Form 941 | Fino al 25% di penalità sui tributi |
| Manca trattenute previdenziali | Tassa doppia + interessi |
| Mancato invio dei W-2 | Fino a $310 per modulo |
| Nessun EIN per la LLC | Attività illegale; ritardi amministrativi |
🛠️ 5. Consigli di SpeedEIN per la conformità
| Situazione | Azione Consigliata |
|---|---|
| Primo dipendente assunto | Richiedi EIN e imposta sistema payroll |
| Dubbi sul tipo di lavoratore | Verifica con linee guida IRS |
| Hai già pagato salari | Invia subito i moduli 941, 940, W-2 |
| Usi un fornitore di payroll esterno | Accertati delle responsabilità fiscali |
✅ Conclusione: assumere dipendenti implica obblighi fiscali
Anche se la tua LLC non ha profitti o sei un cittadino straniero, assumere personale negli USA significa:
- Ottenere un EIN valido
- Trattenere e versare imposte federali
- Compilare i moduli IRS trimestrali e annuali
- Rispettare le leggi sul lavoro federali e statali