Ao solicitar um EIN nos EUA, é essencial fornecer informações precisas sobre o Responsible Party. Este guia explica a definição do IRS, requisitos legais, erros comuns e melhores práticas para aprovar sua solicitação sem atrasos.
Responsible Party: o que você precisa saber para sua solicitação de EIN
Ao solicitar um Employer Identification Number (EIN) nos Estados Unidos, uma das informações mais importantes que você deve fornecer é a do Responsible Party. Informações incorretas ou incompletas podem causar atrasos, solicitações de esclarecimentos pelo IRS ou até o rejeitamento da sua solicitação. Este guia explica a definição, os requisitos e as melhores práticas para preencher corretamente esta seção crucial.
1. O que é o Responsible Party?
De acordo com o IRS, o Responsible Party é a pessoa física que controla, gerencia ou dirige a entidade solicitante e tem acesso aos seus fundos e ativos.
- Para empresas, geralmente é o proprietário, sócio geral ou principal executivo.
- Para trusts, normalmente é o trustee.
- O Responsible Party deve ser uma pessoa física (não uma empresa), exceto em casos especiais aprovados pelo IRS.
2. Requisitos do IRS para o Responsible Party
- Nome legal: deve corresponder aos documentos oficiais (passaporte, registro SSN ou ITIN).
- Número de identificação fiscal (TIN): SSN, ITIN, ou para não residentes, às vezes “Foreign” é aceitável se a solicitação for enviada por correio ou fax.
- Endereço nos EUA: recomendado para facilitar a correspondência com o IRS, embora endereços estrangeiros sejam aceitos para não residentes.
- Deve ser uma pessoa física: uma empresa não pode ser listada como Responsible Party, salvo entidades governamentais.
3. Erros comuns a evitar
- Usar o nome de uma empresa em vez do nome de uma pessoa.
- Fornecer nome e TIN que não correspondem aos registros do IRS ou SSA.
- Não atualizar o Responsible Party após mudança de proprietário (deve ser informado via formulário 8822-B em até 60 dias).
- Deixar o campo vazio ou pouco claro, apesar de ser obrigatório.
4. Como atualizar o Responsible Party
Se o Responsible Party mudar (novo proprietário, CEO ou trustee), você deve notificar o IRS:
- Formulário a usar: Formulário 8822-B
- Prazo: até 60 dias após a mudança
- Método: envio postal para o endereço indicado nas instruções do formulário
5. Boas práticas para uma solicitação de EIN sem problemas
- Verifique cuidadosamente a ortografia e o TIN antes de enviar.
- Use um endereço permanente onde a correspondência possa ser recebida com segurança.
- Guarde uma cópia do formulário SS-4 preenchido.
- Se você for não residente, prepare seus documentos de identificação caso o IRS solicite verificação.
Conclusão
A seção Responsible Party não é apenas uma formalidade; é um requisito legal que garante que o IRS sabe quem é o responsável pela entidade. Ao fornecer informações precisas e atualizadas, você evita atrasos desnecessários e mantém a conformidade fiscal da sua empresa.