Lors de la demande d’un EIN américain, fournir les informations exactes sur le Responsable est crucial. Ce guide détaille la définition IRS, les obligations légales, les erreurs fréquentes et les meilleures pratiques pour réussir votre demande.
Responsable (Responsible Party) : ce que vous devez savoir pour votre demande d’EIN
Lorsque vous effectuez une demande d’Employer Identification Number (EIN) aux États-Unis, l’une des informations les plus importantes à fournir est celle du Responsible Party (Responsable). Une information incomplète ou incorrecte peut entraîner des retards, des demandes de précisions de l’IRS, voire le rejet de votre demande. Ce guide vous explique la définition, les exigences et les bonnes pratiques pour remplir correctement cette section cruciale.
1. Qu’est-ce que le Responsible Party ?
Selon l’IRS, le Responsible Party est la personne physique qui contrôle, gère ou dirige l’entité demandeuse et a accès à ses fonds et actifs.
- Pour une société, il s’agit généralement du propriétaire, partenaire général ou dirigeant principal.
- Pour une fiducie, c’est généralement le fiduciaire.
- Le Responsible Party doit être une personne physique (pas une entreprise), sauf cas particuliers validés par l’IRS.
2. Exigences de l’IRS pour le Responsible Party
- Nom légal : doit correspondre aux pièces officielles (passeport, registre SSN ou ITIN).
- Numéro d’identification fiscale (TIN) : SSN, ITIN, ou pour les non-résidents, parfois « Foreign » est accepté si la demande est envoyée par courrier ou fax.
- Adresse américaine : recommandée pour faciliter la correspondance IRS, bien que les adresses étrangères soient acceptées pour les non-résidents.
- Doit être une personne physique : une entreprise ne peut pas être listée comme Responsible Party, sauf entités gouvernementales.
3. Erreurs fréquentes à éviter
- Utiliser le nom d’une entreprise au lieu d’une personne.
- Fournir un nom et un TIN non concordants avec les registres IRS ou SSA.
- Ne pas mettre à jour le Responsible Party après changement de propriétaire (doit être déclaré via le formulaire 8822-B dans les 60 jours).
- Laisser ce champ vide ou vague alors qu’il est obligatoire.
4. Comment mettre à jour le Responsible Party
En cas de changement (nouveau propriétaire, CEO, fiduciaire), il faut informer l’IRS :
- Formulaire à utiliser : Formulaire 8822-B
- Délai : 60 jours après le changement
- Mode : Envoi postal à l’adresse indiquée dans les instructions du formulaire
5. Bonnes pratiques pour une demande d’EIN sans accrocs
- Vérifiez soigneusement l’orthographe et le TIN avant envoi.
- Utilisez une adresse permanente où le courrier sera bien reçu.
- Conservez une copie du formulaire SS-4 rempli.
- Pour les non-résidents, préparez vos documents d’identification en cas de demande de vérification IRS.
Conclusion
La section Responsible Party n’est pas une simple formalité : c’est une exigence légale qui garantit que l’IRS sait qui est responsable de l’entité. En fournissant des informations exactes et à jour, vous évitez les retards inutiles et assurez la conformité fiscale de votre entreprise.