Form 5472の裏付け資料はいつまで保存する？
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米国連邦規則集26 CFR 1.6038A-3の対象となる記録は、関連当事者との取引の税務上の取扱いを判断するうえで重要となり得る間、保存します。同規則では、適用される税額確定および徴収の時効期間が最低限の保存期間です。IRSの一般的な記録保存の案内でも、期間は事情によって異なります。すべての資料に一律の廃棄日を設定すると、必要な記録まで失うおそれがあります。
確認すべきポイント
まず課税年度ごとに資料を整理し、取引と対応する帳簿の仕訳、支払いの記録、契約書をひも付けます。Form 5472の説明書では記録の保存要件が案内されており、要件に従って記録を保存しない場合はペナルティが生じることがあります。銀行口座の解約や会計ソフトの変更後は、過去の記録を取り出せないことがあります。古いサービスのログイン情報や表計算ソフトに転記した合計額だけに頼らず、必要なときに開ける書類の控えを保管してください。
具体例
設立者が設備を現物出資し、後日その設備を処分したとします。以前の譲渡契約書や評価記録が、後の課税年度の金額を説明する資料になることがあります。古い資料と後の取引の関係が分かるように保管しましょう。税務上重要な資料を廃棄する前に、適切な保存期間を有資格の税務専門家に確認してください。
手続き前のチェックリスト
- 実際に提出した書類一式と、関連当事者との取引を裏付ける資料を保存する。
- 複数の課税年度にわたって必要となる記録を相互に参照できるようにする。
- 廃棄日を決める前に、未解決のIRS通知と適用される時効期間を確認する。
提出したForm 5472のPDFを保存しておけば十分ですか？
フォームで分かるのは申告した内容です。取引の内容と申告額を説明するのに必要な元の記録も保存してください。